כך תנצח את האוייב האכזר ביותר – ניהול הזמן האישי

27.05.2019 441 רז גימפל

לעצמאים קשה בניהול הזמן האישי שלהם בעבודה בצורה אפקטיבית. הם מתקשים בתכנון סדר היום, מרגישים אבודים בין המשימות השונות, ולפעמים מוצאים את עצמם עם חללים ריקים באמצע יום עבודה, למרות רשימת המטלות הענקית שלהם. אז איך בכל זאת מתמודדים עם אחד האויבים האכזריים ביותר של העצמאיים – ניהול הזמן האישי? 

קיימות שיטות רבות לניהול זמן, וכולן טובות מאוד. בסופו של דבר, לא משנה באיזו תבחר. המטרה היא שתמצא את השיטה, שהופכת אותך לכמה שיותר אפקטיבי.

ומה אני מציע אתה שואל? השיטה שלי מבוססת על שימוש במערכות, שירותים וכלים דיגיטליים (וכמעט כולם חינמיים לגמרי). הם עוזרים לי בניהול, סידור וארגון הזמן, בצורה נכונה ואפקטיבית. לכן, אני מציע גם לך, תבנה תוכנית פעולה מתאימה לניהול הזמן, בעזרתם. 

איך השיטה עובדת?

 

שלב ראשון: חלק את הימים קטגוריות שונות של העבודה שלך

תשתמש ביומן גוגל, וחלק את הימים עפ”י משימות מרכזיות. תשאיר בכל יום אפשרות לדברים לא מתוכננים שעלולים לקרות (ותמיד קורים). מומלץ להבדיל את הנושאים השונים בצבעים שונים ביומן.

אני משאיר לעצמי יום אחד שלם ללא תכנונים בשביל להיות מוכן לבלת”מים. במקרה הכי גרוע, אם לא יהיו הפתעות, יהיה לי יום בו אני בוחר מה לעשות, בספונטניות (הידד).

 

שלב שני: פרט את הקטגוריות השונות עפ”י נושאים מרכזיים

אחרי שסידרת את הימים לפי קטגוריות שונות של העבודה שלך, אני ממליץ שתשתמש ב- Trello. כך, תסדר את המשימות בכל קטגוריה בצורה מסודרת ונעימה לעין. הרווח המיידי מסידור שכזה, הוא שבכל רגע נתון, תהיה לך רשימה מסודרת של משימות לביצוע, מפולחות לפי נושאים.

במהלך יום העבודה, אני חוזר לרשימה הזאת בכל פעם שאני מסיים משימה, ומוחק אותה בהנאה רבה מהכלי .

 

שלב שלישי: עקוב אחרי הלקוחות והתהליכים בארגון

במאמר קודם יצאתי לבדוק וחזרתי עם מסקנות: מהם 6 כלי הניהול הטובים ביותר לניהול לקוחות.

אני ממליץ להשתמש בכלי לניהול לקוחות, Hubspot לדוגמא. כך תהיה במעקב על ההכנסות וההוצאות, כמות הלידים, כמות שעות העבודה, וסטטוס תהליכי השיווק והמכירות בעסק. בזכות המערכת שמרכזת עבורך את כל המידע, תחסוך זמן יקר, אנרגיה וכמובן, כסף.

בכל תחילת יום עבודה, הדבר הראשון שאני עושה כשאני פותח את המחשב, הוא לבדוק את מערכת ניהול הלקוחות שלי. בתוך כמה דקות, אני מקבל תמונת מצב, שבעזרתה אני מנהל את היום שלי בצורה חכמה ואפקטיבית.

 

שלב רביעי: בנה תכנית עסקית

לבנייה של תכנית עסקית יש חשיבות גדולה בניהול הזמן האישי (בעיקר לחלק של כתיבת היעדים והמטרות בתכנית). הסיבה היא שבכל יום, אתה יכול להסתכל לאן פניך מועדות, ולאן אתה רוצה, וצריך להגיע. ההתמקדות במטרות, עוזרת לך בביצוע משימות שחשובות כרגע, ולא בכאלה ש”מבזבזות” לך את הזמן.

כלי מצויין לבנייה של תכנית עסקית הוא liveplan, שמאפשר לבנות תכנית עסקית בפשטות וביעלות.

בתכנית העסקית שלי לדוגמא, בחרתי להגדיר כיעד מרכזי את עליית אתר Toolz לאוויר בחודש יוני 2019, ומה אתם יודעים, הוא פה!

דרך אגב, אם אתה או את לא יודעים עדיין למה אתם צריכים תכנית עסקית, זה הזמן לגלות >>

 

שלב חמישי: שים את המחשבות בצד

אי אפשר להלחם בהן, במחשבות. אבל בשביל להשאר ממוקד במשימה שאתה מבצע עכשיו, חשוב לא להשאב לרעיונות שצצים לך בראש בזמן העבודה.

הראש שלי, הוא מפעל למחשבות, וארצה או לא, הן מגיעות כל הזמן. דרך מצויינת שמצאתי לא להשאב לאותן מחשבות, היא להשתמש בכלים לתמלול טקסט (כתיבת טקסט אוטומטית שמבוססת הדיבור שלנו). בדרך זו, אני הולך רגע הצידה משאר האנשים סביבי, ומוציא את כל מה שעובר לי בראש באותו רגע, החוצה אל המחשב.

נסה אותם, לא תצטער.

שלב אחרון: שפר, בדוק והקשב לעצמך

כל אחד מאיתנו הוא שונה, ולכל אחד יש את השיטות שעובדות עבורו. יכול מאוד להיות שהשיטה שלי לא יעילה עבורך, ויכול להיות שרק חלקה מדבר אליך. בדוק מה עובד עבורך. ככל שתנסה אפשרויות רבות יותר, שתשתמש בכלים דיגיטליים, שתנסה ותבדוק, אתה תשתפר ותשפר את עצמך ואת יכולות ניהול הזמן שלך.

מאחל לך מכל הלב הצלחה גדולה, ב”מלחמה” מול האוייב האכזר ביותר של העצמאיים – ניהול הזמן האישי .

חשוב לזכור, קשה מול היומן, קל במשך השבוע 🙂

לייק לעמוד שלנו בפייסבוק כבר עשית?

אם לא, ממש נשמח שתעשה.

המאמר רשום בלשון זכר, אך כמובן שמכוון לשני המינים.