רגע לפני שאתה טובע: 11 גלגלי הצלה לניהול העסק שלך ב-2019

27.03.2019 180 רז גימפל

בזמן ההקמה והתפעול השוטף של העסק, בעלי עסקים קטנים מתקשים למצוא מספיק זמן לנהל את העסק שלהם. בבית, במשרד או בחלל העבודה המשותף, כל בעלי העסקים נתקלים באותה הבעיה: הם עסוקים בשיווק הדיגיטלי של העסק, במכירות ובשיחות עם לקוחות, בבירוקרטיה המתישה ובניהול הכספים וחשבונות. בגלל זה, אין להם זמן להתעסק במטרות האמיתיות שלשמן הוקם העסק.

רגע לפני שאתה טובע בים הכספים והחשבונות, הבירוקרטיה, השיווק והמכירות, אני מציע לך להשתמש ב-11 גלגלי הצלה שיקלו עליך ויאפשרו לך לנהל את העסק בצורה טובה ויעילה יותר:

1. תפיק חשבונית דיגיטלית בעזרת Ezcount

זוכר איך לפני כמה שנים האפשרות היחידה להוציא קבלה ללקוח הייתה לתלוש לו ריבוע מהפנקס? כיום אתה יכול לבחור בין מגוון רחב של כלים להנפקת חשבוניות דיגיטליות, ביניהן Ezcount המצויינת. הפקת חשבוניות דיגיטליות תחסוך לך זמן יקר: בין אם זה בשליחת קבלה ללקוח, בהכנת המסמכים בסוף שנת מס, ואפילו להצעות מחיר. סיבה נחמדה וחשובה לא פחות – היא גם ירוקה לגמרי, ולא פוגעת באיכות הסביבה :).

למעבר לעמוד המוצר Ezcount בארגז הכלים >>

להרשמה לגרסת ניסיון ל-30 יום באתר הרשמי של Ezcount >>

*דרך אגב, השוויתי ומצאתי: כך תבחר בחשבונית הדיגיטלית המתאימה לך ביותר >>

2. נהל את הזמן עם גוגל calendar

השימוש ביומן של גוגל יאפשר לך לקבוע פגישות ולהזמין אליהן את המשתתפים, לנהל ולסדר את המשימות בכל יום, והוא פתרון כולל  לניהול הזמן האישי שלך. הוא אמנם כלי פשוט ומוכר, וסביר להניח שנמצא כבר בשימוש היומיומי שלך, אך לא יכלתי לכתוב מאמר שכזה מבלי להזכיר את אחד מגלגלי ההצלה שפשוט אי אפשר בלעדיהם.

למעבר לעמוד המוצר גוגל calendar בארגז הכלים >>

למעבר ישיר לכלי בגוגל >>

3. תכנן פרוייקטים עם Odoo

מתוקף תפקידך כמנהל העסק, אתה אחראי על פרוייקטים קטנים וגדולים, כאלה שהם חשובים, מורכבים ולפעמים ומאתגרים. שם המשחק בניהול פרוייקטים – סדר וארגון. Oddo תאפשר לך להיות מאורגן, מסודר ואפקטיבי, בניהול הפרוייקטים שלך. 

למעבר לעמוד המוצר Odoo בארגז הכלים>>

למעבר ישיר למסלול החינמי באתר הרשמי של Odoo >>

*על השיטה שלי לניהול זמן כבר שמעת? כך תנצח את האוייב האכזר ביותר של העצמאיים: ניהול הזמן האישי >>

4. נהל משימות עם Trello

Trello הוא כלי אפקטיבי לניהול משימות. הממשק נוח, פשוט וידידותי. הוא מאפשר ליצור חלוקה של המשימות שלך עפ”י בחירתך: משימות לפי ימים בשבוע, משימות עפ”י סטטוס התקדמות, סוגי פרוייקטים, ובעצם כל סוג של חלוקה אפשרית שעולה על דעתך.

תכונה מעניינת נוספת של הכלי היא האפשרות לשתף את לוחות המשימות שלך עם משתמשים נוספים, כך שבמידה שיש לך עובדים או שותפים, זהו פתרון מצויין גם עבורך. הגרסא החינמית של Trello תענה על רוב הדרישות שלך, כבעל עסק קטן. הסיבה היחידה להשתמש בגרסת בתשלום, היא רק במידה ואתם זקוקים ליותר מעשרה לוחות משותפים. 

לעמוד המוצר Trello בארגז הכלים >>

להורדת הגרסא החינמית מאתר Trello >>

5. תעד שעות נוכחות עם Officeguy

במידה ואתה מעסיק עובדים מהבית, במשרד או בחלל העבודה המשותף, אתה צריכים לחשב את כמות שעות העבודה שלהם. בנוסף, אתה צריך  לוודא שהם עובדים את מכסת השעות שהקצבת להם.

שעון הנוכחות של Officeguy הוא פתרון נהדר שיעזור לך לתעד את שעות העבודה שלהם. הכלי יחסוך לך זמן ואנרגיה שהיית מבזבז עם אפליקציות מסורבלות, בתיעוד ידני מבולגן ומתיש. התיעוד בו הוא נוח, מסודר ומאורגן.

לעמוד המוצר Officeguy בארגז הכלים >>

להרשמה לגרסת ניסיון ל-30 יום באתר הרשמי של Officeguy >>

6. בנה תוכנית עסקית עם Liveplan

כתיבה ותכנון של תוכנית עסקית זו משימה מעצבנת, אני יודע. צריך לכתוב בפירוט על כל כיסא, עט או מחק שעתידים לקנות, וצריך לגייס חשיבה רחבה לגבי התכנון העתידי של העסק. הניסיון שלי מלמד שכתיבת תוכנית עסקית עוזרת להיות עם “יד על הדופק” ולהבין בכל זמן נתון איפה אתה נמצא ביחס לתכנון בתכנית העסקית, ועוד כמה נשאר לך, בשביל לכבוש כל אחד מהיעדים שהצבת בתכנית.

דרך טובה להקל על עצמך ולכתוב תכנית עסקית, היא בעזרת הכלי Liveplan. הכלי ממסגר את התהליך ומוביל בבטחה שלב אחר שלב עד ליצירה של תכנית עסקית מפורטת, רחבה, מקיפה ומקצועית. 

למעבר לעמוד המוצר Liveplan ב ארגז הכלים >>

להרשמה לכלי באתר הרשמי של Liveplan >>

*ממליץ לך גם לקרוא למה אתה והעסק שלך חייבים תכנית עסקית >>

7. נהל את הלקוחות שלך עם האבספוט (CRM) 

בעבר היה נהוג שרק חברות גדולות ותאגידים משתמשות בכלים לניהול  לקוחות. הזמנים השתנו, והיום בעלי עסקים קטנים הם עסוקים יותר ועובדים על מגוון רחב יותר של פרוייקטים ולקוחות בו זמנית. בנוסף, כל בעל עסק קטן זקוק למעקב אחר הלקוחות שלו, סטטוסים של תשלומים, מאגר נתונים של לקוחות עבר והווה וגם רשימת לידים “קרים” ו”חמים”.

למעבר לעמוד המוצר Hubspot בארגז הכלים >>

למעבר ישיר להורדת הכלי באתר הרשמי של Hubspot >>

*חוץ מזה, יש עוד כלי CRM דומים, שיצאתי לבדוק וחזרתי עם מסקנות מה המתאים לך ביותר >>

8. סלוק אשראי ללקוחות שלך עם Tranzila

קבלת תשלום באשראי מלקוחות דרך האינטרנט הוא לא דבר פשוט. אתה צריך לבנות את אתר האינטרנט שלך כך שתוכל לבצע באופן את הסליקה, ולדאוג לאבטחה של פרטי המשתמש לאורך כל הדרך.

שימוש בכלי של  Tranzila הוא פתרון מצויין בדיוק עבור זה. השימוש בכלי יאפשר לך לקבל תשלומים מלקוחות, דרך כרטיס האשראי שלהם. בשביל להתחיל ולהשתמש בכלי תצטרך קודם כל לדבר עם שירות הלקחות שלהם, והם יעזרו לכם במהירות לחבר את האתר שלכם למערכת סליקת האשראי.

למעבר לעמוד המוצר Tranzila בארגז הכלים >>

ליצירת קשר עם החברה דרך האתר הרשמי של Tranzila >>

9. העבר תשלומים לחו”ל עם Paypal 

כשאתה עובד עם נותני שירותים בחו”ל, אתה צריך להשתמש בכלי להעברת תשלומים בינלאומיים. Paypal הוא פתרון מצויין בדיוק עבור זה. הוא יאפשר לך להעביר תשלומים במהירות ובפשטות לכל מדינה בעולם. בנוסף הוא מציע גם את אחת ממערכות האבטחה הטובות ביותר בעולם, כך שלא תצטרך לדאוג לרגע, לפרטי כרטיס האשראי שלך. הכלי מציע גם שירות לקוחות מצויין עם נציגים ישראלים לכל בעיה או סוגייה שעלולות לצוץ. השימוש בכלי הוא חינמי לגמרי, למעט עמלות ההעברה שאותם תשלמו בזמן הפעולה.

למעבר לעמוד המוצר Paypal בארגז הכלים >>

למעבר לאתר הרשמי של Paypal >>

10. המר קבצים PDF עם Smallpdf

אתה נתקל בקבצים רבים ושונים בכל יום, הנפוץ ביניהם הוא PDF. הכלי של Smallpdf הוא יאפשר לך עריכה, כיווץ, המרה, נעילה וחתימה על מסמכי PDF. איתו תוכל לעלות קבצים מהמחשב, מגוגל דרייב או מחשבון הדרופבוקס שלך. הוא ניתן בחינם לגמרי ואין צורך אפילו בהרשמה.

למעבר לעמוד המוצר Smallpdf בארגז הכלים >>

למעבר לאתר Smallpdf >>

11. קבל תמונת מצב מלאה על המלאי והרכש עם iCount

 אם אתם בעלי עסק שמנהל חנות דיגיטלית ו/או חנות פיסית, אתה חייב להשתמש בכלי לניהול מלאי ורכש. הכלי יעזור בניהול ההמלאי בצורה טובה, במעקב אחרי כמות המכירות, והבנה של סטטוס המוצרים, בכל רגע נתון.

למעבר לעמוד המוצר Icount בארגז הכלים >>

להורדת גרסת ניסיון מאתר iCount >>

עצמאי בישראל בשנת 2019 זה לא צחוק. מעבר לבירוקרטיה המתישה ולמיסים הכבדים, אתה נאלץ למלא את מקומם של ארבעה או חמישה בעלי תפקידים בו זמנית. לפחות כשזה מגיע לניהול העסק שלך, כדאי שיהיו לך את הכלים לעבור את זה בקלות, בפשטות ובאפקטיביות האפשרית.

אין צורך לטבוע, אפשר בהחלט להתחיל לשחות.

בהצלחה.